VOORUITBLIK

Eerste lijn – Professionalisering
Project – zelfevaluatie-instrument Stichting Utrecht GEZond

HANDIG INSTRUMENT VOOR MEER REGIE OP ONDERNEMING

Een handig stappenplan waardoor een beeld over de professionaliteit van de bedrijfsvoering van een eerstelijnsorganisatie ontstaat. Dat is het zelfevaluatie-instrument bedrijfsvoering. “Na drie jaar lijkt de tijd rijp voor een evaluatie”, zegt coördinator Ariane Hamming van de Stichting Utrecht Oost GEZond. “We zijn zo bezig met bouwen en het leek een goed moment om dat wat we doen langs de meetlat te leggen. En te kijken of we bijvoorbeeld aandacht hebben voor de verschillende rollen in de organisatie.”

Wat levert het op?
“Door de vragen kom je op nieuwe ideeën. Je stapt even uit de gang van alledag en kijkt met een afstand naar de organisatie”, zegt Ariane Hamming. “Eén van de vragen was bijvoorbeeld of er een samenwerkingsovereenkomst is. Die hadden we eigenlijk niet. Er was wel vaker iets over gezegd en nu komt deze er wel. Door de vragenlijst hebben we een tevredenheidsmeting onder onze aangeslotenen gehouden. We dachten onze communicatie goed te hebben geregeld. Alles was vindbaar via HAweb, maar we hadden onvoldoende aandacht besteed of iedereen, naast de huisartsen, er ook mee kan werken.”

“Een ander verbeterpunt dat we direct hebben opgepakt, is de vacatie-vergoeding. Daar was veel onduidelijkheid over. Gaat het om een eigen rekening of die van de praktijk? E-mails daarover belandden tot dat moment op een mailadres van een zorgprofessional tussen de overige mails en dat is nu verleden tijd”, zegt coördinator Ariane Hamming. “We hebben in december duidelijke afspraken over het declaratieproces gemaakt en ik moet zeggen dat we daar sindsdien geen vragen of opmerkingen meer over hebben gehad.”

Kracht van de samenwerking
“Uit het tevredenheidsonderzoek bleek ook dat de casuïstiek en de ontmoetingen heel belangrijk zijn, zegt Ariane Hamming. “Je kunt samen een zorgprogramma opzetten, maar daarvoor moet je elkaar toch echt kennen. Pas dan gaat zo’n document echt leven. Daar zit ook de kern en kracht van je samenwerking. De energie is altijd goed op onze bijeenkomsten. Professionals balen als ze er niet bij zijn geweest. Op onze laatste beleidsdag was ook wethouder Everhardt aanwezig. Je merkt dat na zo’n bijeenkomst het contact gemakkelijker verloopt, ook over andere zaken. De contacten met de gemeente en het buurtteam lopen daardoor goed. Iedereen zet nét een stapje sneller.”

Kleine moeite, groot plezier
“De inspanning is gering, het kostte maar een halfuur”, zegt de coördinator, “maar het levert echt veel op. Het is goed om de gegevens gezamenlijk te bespreken en er samen betekenis aan te geven. Een lage score betekent niet automatisch dat het niet goed is. Wij scoorden bijvoorbeeld laag op organisatie, omdat we geen huisvesting hebben. Maar dat is juist een bewuste keuze. Het houdt de kosten laag en als coördinator ga ik gewoon daar heen waar ik nodig ben.”

“Door dit instrument blijf je meer gefocust. Naast verbeterpunten laat het ook goed zien waar je goed in bent.”

Ariane Hamming
coördinator Stichting Utrecht-Oost GEZond

Meer focus
“Door dit instrument blijf je meer gefocust. Naast verbeterpunten laat het ook goed zien waar je goed in bent. Het is belangrijk om ook dát te behouden. We zijn nu een geoliede machine, als gelden verschuiven dan weten wij precies waar we voor staan. Je houdt daardoor veel meer de regie op je onderneming,” zegt Ariane Hamming.

Rol Raedelijn
“Raedelijn heeft met een helikopterview naar het hele proces gekeken,” zegt Ariane Hamming. “Ze hebben ons door het hele proces begeleid. We hebben de meting met elkaar besproken en gezamenlijk de kern eruit gehaald. Raedelijn richt zich op de strategische kant, maar ook in het operationele stuk zit een rol. Raedelijn is bijvoorbeeld ook goed in het opzetten van formats, zoals voor zorgprogramma’s.

Meer informatie
Wilt u ook inzicht krijgen in de professionaliteit van uw bedrijfsvoering weten wat uw verbeterkansen zijn? Of heeft u vragen over dit project? Neem contact op met adviseur Renée Geerse, M. 06 50 25 48 55.

VOORUITBLIK

“We zien het aantal samenwerkingsverbanden in de vorm van GEZ (Geintegreerde EerstelijnsZorg) en OWZ in de eerste lijn nog steeds stijgen. Om te komen tot een integraal wijkgerichte zorgaanbod, wordt vaak een aparte overkoepelende organisatie opgericht. Dat is nodig om alle activiteiten buiten de zorginhoudelijke activiteiten, te besturen en ondersteunen. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid, maar het is niet de corebusiness van de zorgprofessional, maar komt bovenop de gewone werkzaamheden.”

“Ook de Heelkom in Achterveld en Gezondheidscentrum de Bilt legden de organisatie langs de meetlat van het zelfevaluatie-instrument. We merken dat het een heel waardevol instrument is. Vragen als ‘Is het duidelijk waar je als samenwerkingsverband voor staat’, ‘zijn afspraken voldoende geborgd’ en ‘is overlegstructuur en zeggenschap goed geregeld’ bleken overal relevant.

“Inzicht in het eigen functioneren helpt om de werkgroepen slim en maximaal te ondersteunen. De verbeterkansen helpen om in te zetten op een toekomstbestendige organisatie, waarin de afhankelijkheid van financieringsstromen zo laag mogelijk is. Het instrument geeft inzicht in de totale bedrijfsvoering. Het laat zien het hoe de processen zijn ingericht, daarmee kan je sturen of je beoogde ambities gehaald worden.”

“Het is goed om na een opstart van ongeveer anderhalf jaar even de thermometer in de organisatie te stoppen en gezamenlijk te kijken hoe de organisatie zich verder kan professionaliseren. Een professionele organisatie is beter aanspreekbaar en kan zich vooral richten op de zorginhoud in plaats van de overhead.”

Renee Geerse
adviseur

VOORUITBLIK

Eerste lijn – Professionalisering Project – zelfevaluatie-instrument Stichting Utrecht GEZond

HANDIG INSTRUMENT VOOR MEER REGIE OP ONDERNEMING

Ariane Hamming coördinator Stichting Utrecht-Oost GEZond

VOORUITBLIK

Eerste lijn – Professionalisering
Project – zelfevaluatie-instrument Stichting Utrecht GEZond

Ariane Hamming
coördinator Stichting Utrecht-Oost GEZond